O QUE É UM SIPOC?

O SIPOC é a ferramenta ideal de mapeamento de processos para quem quer identificar oportunidades de melhorias em sua empresa. Dessa forma, tendo como foco estabelecer as principais etapas de determinado processo para. entendê-lo do início ao fim, o SIPOC comunica todas as interfaces essenciais entre fornecedores e clientes. Tendo essa visualização sistêmica, é possível identificar onde as melhorias podem ser feitas.

Deve estar passando pela sua cabeça se é possível implementar essa ferramenta na sua empresa, como começar esse artigo, os seguintes itens serão respondidos:

• Benefícios do SIPOC
• Implementação
• Modelos de SIPOC
• Case
• Implementando melhorias através do SIPOC

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE IMPLEMENTAR O SIPOC?

Se você se pergunta como grandes redes de empresas tais como Nubank, Apple e Coca-Cola conseguem manter um padrão de qualidade de produtos e atendimento aos clientes de forma excelente, em qualquer lugar do mundo, e ainda por cima estar constantemente buscando melhorias, o SIPOC pode ser a resposta para isso. Através dele é possível ter uma visão sistêmica dos processos da sua empresa e seguir um padrão de ações a serem executadas para, dessa forma, evitar erros nas atividades do dia a dia.

Com a implementação do SIPOC dentro de alguma área da sua empresa é possível:

• Identificar falhas na produção;
• Definir e revisar funções, responsabilidades e autoridades entre os colaboradores;
• Eliminar o retrabalho, as atividades redundantes e as tarefas de baixo valor agregado;
• Delimitar os responsáveis por cada etapa produtiva, atividade ou processo
• Definir os padrões dos procedimentos da gestão e do operacional.

COMO IMPLEMENTAR O SIPOC?

Inicialmente é necessário identificar o processo a ser padronizado e depois preencher a primeira etapa, o “P”, no qual é escrito a sequência de ações do processo em questão, do início ao fim dele, como por exemplo “produção de pizza”. É fundamental começar por essa etapa pois, ao completá-la, fica mais fácil visualizar os insumos e ações que englobam cada parte.

Com o processo destrinchado, pode-se ir para o “O”, ou seja, as saídas de cada parte do processo, as quais significam os dados que serão obtidos com cada etapa, como “massa da pizza feita”.

Depois pode-se direcionar ao “C”, o qual refere-se à quem recebe aquela saída, normalmente sendo o cliente.

Após isso, preenchemos o “I” com a entrada que aquele processo precisa para acontecer sendo algum insumo material ou informação, por exemplo, farinha, ovos, o qual fica mais fácil de ser visualizado tendo todas as informações anteriores preenchidas.

Por fim, o “S” refere-se ao responsável por fornecer aquela entrada, comumente sendo os fornecedores.

Ao completar essas etapas, fica possível para o gestor compreender cada processo de sua empresa, as necessidades que cada um possui para poder ocorrer, e quais as etapas principais. Além de  deixar claro para quem as executa e, dessa forma, reduzir perdas e possíveis erros, gerando um fluxo de trabalho e resultados melhores.

MODELOS DE SIPOC

Agora que foi possível entender como construir o SIPOC, é interessante compreender que a aplicação dessa ferramenta varia de acordo com cada empresa e seus cenários. Isso ocorre, pois cada negócio funciona de uma maneira, e não existe uma “receita de bolo” para que todas as empresas se baseiam, já que, por exemplo, o processo de  fazer pizza varia muito entre dois restaurantes, então o importante não é a ferramenta, mas sim, a clareza na execução dos processos. 

     Dessa forma, cada fornecedor, entrada, saída e cliente, irão variar de acordo com cada estabelecimento também, como, por exemplo, os inputs para o processo de admissão normalmente são nome, idade, currículo, entre outros. Porém, existem empresas que necessitam de outras informações, como LinkedIn, depoimentos de professores e ex-colegas. 

CASE

Para exemplificar a aplicação da ferramenta SIPOC, segue o processo de controle dos pagamentos de uma empresa fictícia.

HORA DE IMPLEMENTAR MELHORIAS

”Já que a força da corrente é determinada pelo elo mais fraco, então o primeiro passo para melhorar a organização deve ser identificar esse elo.”  Eliyahu M. Goldratt.

Unindo o que Goldratt, um físico e consultor de administração, disse com o que foi trazido no artigo, para que seja possível identificar esse elo, é necessário mapear o processo global inicialmente, ou seja, realizar o SIPOC.

Nesse sentido, após construir e validar essa ferramenta com os colaboradores envolvidos, pode-se realizar um brainstorming, metodologia de debate de ideias, para analisar qual etapa está gerando mais problemas e, posteriormente, utilizar ferramentas de identificação de causas raízes, para que seja possível eliminá-las através das melhorias necessárias.

Ficou com alguma dúvida? Já tentou utilizar o SIPOC na sua empresa e não foi efetivo? Clique aqui e entre em contato com a equipe da ITEP Jr. para podermos te ajudar.

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