Olá, caro leitor, encontra-se analisando o seu processo produtivo e não encontra melhorias evidentes?

Acredita que é necessário otimizar mas não sabe por onde começar? Ou até mesmo vê que não está extraindo o máximo da produção em sua empresa para atender a uma possível demanda? Você está no lugar certo!

A seguir, iremos te trazer as principais formas de propor melhorias em sua produção visando uma gestão de processos mais eficiente e seu negócio!

Ficou com dúvida ou gostaria de um auxílio externo? Estamos aqui para te ajudar e até mesmo te ajudar através de nossos outros conteúdos!

Não consigo encontrar os erros do meu processo produtivo, o que fazer?

O que você encontrará nesse artigo:

• Entenda a realidade da sua empresa
• Como analisar e entender o processo de ponta a ponta
• 3 Ferramentas para análise de causa e problemas
• Como resolver os problemas do processo
• Pontos que potencializam uma gestão de processos pouco eficiente

Entenda a realidade da sua empresa pela perspectiva de seus funcionários

Antes de falarmos sobre ferramentas de melhoria contínua visando reduzir desperdícios ou aumentar a produtividade, atualmente, você tem observado diariamente a sua produção? As atividades e processos,

desempenhados pela sua equipe, estão sendo desenvolvidos conforme o planejamento e possuem uma uniformidade entre os funcionários?

Além disso, outra reflexão importante é: ter conversado com os funcionários sobre o dia a dia visando entender o porquê um processo elaborado anteriormente não é realizado da maneira como foi elaborada? Ou até mesmo visando entender a percepção destas pessoas para tornar mais eficiente os processos realizados hoje?

Caso tenha respondido não, é crucial antes de tudo tentar visualizar esses pontos pois eles são fundamentais para propor melhorias efetivas e que serão de fato aplicadas rotineiramente no processo produtivo de seu negócio.

Propor melhorias no processo produtivo devem englobar as pessoas que diariamente estão realizando esta série de atividades, visto que ao longo do tempo já conseguem identificar os problemas e quais os pontos podem ser melhorados na produção. Dessa forma, envolver funcionários em mudanças é crucial visando a efetividade das mudanças.

Analisar o processo e entendê-lo como ele funciona hoje, de ponta a ponta

Caso esteja lendo até aqui, caro leitor, estamos supondo que você como agente de mudanças dentro de sua empresa já tenha seus processos detalhados e definidos sobre como eles deveriam ser realizados hoje, certo?

Para identificarmos melhorias no processo produtivo, é necessário ter ciência sobre como as coisas deveriam ser feitas, primeiramente. Caso você não tenha conhecimento sobre esses pontos em questão ou até mesmo como fazer, acesse nosso conteúdo sobre mapeamento de processos, onde detalha os principais tópicos para se fazer um bom mapeamento e o passo a passo a serem feitos por você no intuito de padronizá-los entre os seus funcionários.

Ok, tendo o processo mapeado e olhando este material com uma visão crítica ainda está difícil torná-lo mais eficiente e otimizado visando melhores resultados? Pois o próximo passo a se fazer é realizar um levantamento sobre como este processo analisado é aplicado de fato no dia a dia da produção.

Ter o mapeamento documentado é importante para se ter este banco de conhecimento sendo pertencente a empresa para que posteriormente consiga-se passar essas informações a outras pessoas, mas será que essas definições estão de fato ocorrendo diariamente?

É necessário em um primeiro momento fazer o contraste entre como as atividades de um processo deveriam ser feitas e como elas são de fato realizadas na empresa. A partir daí, caro leitor, torna-se mais fácil ter as primeiras ideias sobre quais etapas são mais críticas e necessárias de ações visando melhorias.

3 Ferramentas para análise de causa e problemas

Não consigo encontrar os erros do meu processo produtivo, o que fazer?

Então, após entendermos a situação em que a execução dos processos se encontra hoje, partimos para o próximo passo que é descobrir o que está ocasionando estes problemas dentro do processo produtivo.

Essa etapa é conhecida como Análise de Causa raiz, ou seja, descobrir o principal item que está gerando todos os problemas ou ineficiências dentro do seu processo e também nos orientar quais são as soluções mais corretas para cada situação.

E para isso temos o auxílio de algumas ferramentas, que nos darão um norte durante toda essa análise do processo. Abaixo trazemos uma breve explicação sobre 3 ferramentas de análise de causa raiz e também deixaremos disponíveis alguns templates para que você consiga executá-las com mais facilidade.

Ishikawa

Esta primeira ferramenta, o Diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe, é utilizada para identificar algumas causas, mas também para entender qual categoria de variações mais impactam o processo. Estas categorias são divididas nos 6Ms:

• Método
• Mão de Obra
• Medidas
• Meio ambiente
• Máquina
• Material

Onde, durante a utilização da ferramenta, começamos inserindo o problema à direita do diagrama e em seguida, pensamos em causas que estão dentro das 6 categorias, que são traçadas como ramificações da linha principal (como se fossem os espinhos do esqueleto). Após esta conclusão, é feita uma análise e discussão com a equipe de trabalho, de quais destes itens mais afetam/geram aquele problema elencado inicialmente.

Pareto

Já esta, é uma metodologia que representa graficamente o princípio de pareto, ou seja:

“para muitos eventos, aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas”

Então, a regra 80/20 é visualizada através de um gráfico onde é elencado os problemas do processo na ordem de classificação: do mais frequente ao menos frequente.

Esta ferramenta, na prática, concentra-se em entender quais são as causas que geram 80% dos problemas e a partir disso conseguimos eliminar a maioria dos problemas com um esforço menor do que resolver todos os problemas de início. Abaixo deixamos uma imagem do diagrama com uma situação exemplo:

5 Porquês

A terceira e última ferramenta deste artigo é um mecanismo fácil de ser executado e que se realizado da maneira correta, conseguirá gerar um bom direcionamento para a solução de alguns problemas dentro da sua empresa.

Ela consiste em você perguntar “porquê” tal ação aconteceu/acontece e a resposta se torna a base para a próxima pergunta. Então, você continuará perguntando até achar algo bem fundamental ou que você não consegue controlar.

Normalmente repetir esse processo de perguntar o porquê acima da resposta anterior, necessita de 5 repetições para que se encontre a causa raiz, porém isso não é uma regra e haverá exceções. Abaixo deixo um exemplo para que facilite o entendimento na prática:

“Descobri onde estão os problemas do meu processo, e agora como resolvê-los?”

Então, após entendermos o problema e também suas causas, devemos criar planos de ação para conseguirmos aplicar o que aprendemos com as análises, e consequentemente evitar sistematicamente problemas futuros ou repetir algo que deu certo.

E para isso, temos diferentes tipos de ações/manutenções que podem ser realizadas para resolver o problema ou preveni-lo:

Corretiva

Este tipo de ação busca corrigir algum problema ou falha que já vêm acontecendo dentro da sua empresa ou processo produtivo, por isso essa é uma manutenção que geralmente não possui um planejamento tão detalhado, já que

são situações que requerem uma ação mais rápida, o que na maioria das vezes significa mais caras do que o “normal”.

Um exemplo de manutenção corretiva, é quando começa a ocorrer falhas em uma determinada máquina na linha de produção e é necessário fazer a troca de uma peça ou de componentes desgastados e com danos.

Preventiva

Ao contrário do que é normalmente feito nas ações corretivas, estas manutenções são bem mais planejadas e com o foco em prevenir possíveis problemas em algum maquinário ou etapa importante para a produção.

As manutenções preventivas são programadas e organizadas em um cronograma, onde são feitas revisões, vistorias, intervenções com o foco em prevenir possíveis danos e assim aumentar a vida útil dessas máquinas. E principalmente por esse fator, são ações que custam menos para a empresa e gestor, pois os problemas são resolvidos antes que algum dano seja gerado e também pois não será necessário parar a produção ou “diminuir sua capacidade” de produzir, para que seja realizada a manutenção corretiva deste equipamento.

Preditiva

Já nestas ações, que comumente são confundidas com as manutenções preventivas, toda ação/manutenção é baseada na inspeção e observação frequente de alguns parâmetros ou no desempenho dos equipamentos, porém as ações preditivas não são organizadas em um cronograma (como as preventivas).

As ações preditivas apenas são colocadas em prática quando consegue-se identificar o momento certo de realizar determinada ação, impedindo que o equipamento venha a sofrer com danos que paralisem seu funcionamento e adiando as ações de manutenção corretiva, diferente das ações preventivas que são executadas dentro de intervalos de tempo definidos.

E este é o tipo de ação que mais economiza os recursos da empresa, já que as ações são tomadas apenas quando se vê necessário e no tempo certo, sem gastos desnecessários. E você gestor, qual dessas ações você prefere realizar? E quais você tem realizado hoje? Estas são perguntas bem importantes e que podem estar te ajudando a não gastar onde não deve.

E um ponto interessante para finalizar, é que as melhores ações sempre envolvem uma constante revisão e vistoria dos equipamentos, o que normalmente não é feito com tanto rigor dentro das empresas e isso é algo que dificulta bastante você, gestor, a encontrar os erros do seu processo produtivo.

Fique ligado em pontos que potencializam uma gestão de processos pouco eficiente!

Pontos que corroboram para fazer com que você não consiga verificar erros em seu processo produtivo ao longo do tempo, além de ações que visem melhorias utilizando as ferramentas que evidenciamos, são:

● Indicadores chave: processo eficiente é processo mensurado através de dados. Dessa forma, é necessário acompanhar por meio de rotinas de verificação se as melhorias implementadas estão tendo o efeito esperado ou não. Deste modo, permite-se que tenha ações corretivas mais rápidas ao longo do tempo nos processos realizados dentro da empresa;

● Aspectos culturais: é preciso se ter na organização aspectos culturais que façam com que as pessoas, ao visualizarem problemas, tragam o que foi evidenciado ao grupo ou até mesmo suas ideias de melhorias para que se venha ter ações relacionadas. A visualização de problemas apenas por parte da administração muitas vezes torna-se difícil pois as pessoas que poderiam contribuir muitas das vezes não se sentem abertas para que isso aconteça;

● Gestão de informação pouco eficiente: esse ponto muitas das vezes é muito negligenciado em empresas por muitos acreditarem que, pelas interações da rotina na empresa, já se tenha gestão de informação de modo orgânico. Ao contrário do que muitos pensam, é preciso existir momentos ao longo da semana com este intuito ou até mesmo alguma ferramenta que proporcione isso. Deste modo, será mais fácil evidenciar problemas assim que acontecem e ter uma melhor compreensão sobre o que precisa ser feito.

Esperamos que o conteúdo tenha sido de fácil leitura. Ficou com dúvidas? Não hesite em nos chamar!

E não esqueça que em nosso blog existem outros conteúdos que podem contribuir para outras frentes essenciais para o seu negócio. Confira o nosso artigo sobre vantagens de se contratar uma empresa júnior!

Por fim, gostou da leitura e gostaria de um auxílio externo com consultores capacitados para isso para tornar sua gestão de processos mais eficiente? Entre em contato conosco que podemos te ajudar!