Você já sentiu que a sua empresa estava estagnada? Sem perspectiva de objetivos futuros? Sem visão e supervisão sobre a organização de seus funcionários? 

Talvez a ferramenta 5S de melhoria contínua seja ideal para a sua empresa, apresentaremos a seguir o que é essa ferramenta e como você pode implementá-la no seu negócio.

A metodologia 5S foi criada no Japão por Kaoru Ishikawa em 1950, logo após a Segunda Guerra Mundial, com o intuito de auxiliar as empresas a se reestruturarem em um cenário de crise pós-guerra. O 5S chegou ao Brasil na década de 90 e segue até os dias atuais como referência em organização e qualidade.

CONHEÇA OS 5 SENSOS:

O termo 5S é o acrônimo de 5 palavras japonesas que são conhecidas como sensos: Seiri (Utilização), Seiton (Organização), Seiso (Limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (Disciplina). Eles são necessários visando a gestão empresarial mais efetiva e organizada, reduzindo o número de falhas e interrupções diárias.

Senso de utilização:

Tem relação com a utilização de objetos necessários para o cumprimento da tarefa. Nesse senso é visado o descarte de tudo que for considerado desnecessário ou supérfluo, restando apenas os materiais de extrema importância para a realização da atividade. Tornando o ambiente de trabalho mais útil e menos poluído.

Senso de organização:

Como deduz-se do nome, este senso tem relação com a organização, deixar todos os objetos de uso no seu devido lugar, de acordo com um layout estratégico. Ao posicionar todos os itens com base no seu funcionamento, ao final de cada expediente poderá ser percebido uma redução na perda de tempo dentro das etapas de produção.

Senso de limpeza:

Ao cuidar da limpeza e da higiene do trabalho, pode ser percebido uma duração maior dos equipamentos do local, por conta da manutenção constante, contribuindo para a redução de gastos e para que defeitos sejam cada vez mais raros. Além de que os funcionários, presentes em um espaço agradável e livre de elementos que possam causar desconforto, como o mau cheiro,e a poluição visual e sonora. Assim trabalhando também de forma mais eficiente e saudável.

Senso de padronização:

A constante padronização e otimização dos processos é importante na hora de evitar falhas e na distribuição das atividades a serem realizadas. É um senso imprescindível e para seu funcionamento correto necessita da participação dos três sensos anteriores(organização, utilização e limpeza). Podem ser feitos por meio de calendários, tabelas, listas, entre outros.

Senso de disciplina:

O senso de disciplina vem para garantir que todos os outros sensos sejam colocados em prática. Inspeções são incentivadas, para que seja definitivamente incorporado os outros 4S no dia a dia da empresa e os padrões e procedimentos definidos, se comprometendo também em manter os sensos na rotina de trabalho.

Fonte: https://www.fundacaoroge.org.br/blog/5s-e-a-mudanca-de-comportamento-das-pessoas

QUANDO E ONDE IMPLEMENTAR O MÉTODO

Se tratando de uma metodologia de melhoria contínua, o 5S pode ser implementado em qualquer empresa que busque se desenvolver a cada dia que passa. Analisando o cenário atual do negócio e verificando algumas situações como: 

• falta de organização;
• baixa produtividade;
• erros constantes nas atividades. 

Faz sentido estar colocando em prática essa ferramenta incrível.

COMO IMPLEMENTAR O MÉTODO

Para fazer uso da metodologia 5S, faz-se necessário seguir as seguintes etapas:

1. Verificar quais são os atuais processos

Nessa fase, é importante identificar quais dos processos que estão sofrendo “gargalo”, dessa forma a metodologia pode ser aplicada de maneira mais efetiva. É válido verificar o tempo necessário para cada etapa e se a organização do ambiente está influenciando negativamente na agilidade dos colaboradores. 

Outra situação bem comum de ser identificada nesse primeiro momento é o acúmulo de materiais desnecessários em mesas, armários e gavetas, o que gera um grande desperdício de tempo e energia ao precisar procurar algo.

2. Alinhamento com a equipe

Aqui é extremamente importante trazer a real necessidade da empresa com aquelas mudanças, seja aumento de performance ou prevenção de acidentes, o objetivo deve estar bem claro para toda a equipe. Isso pode ser trazido em forma de um treinamento sobre a metodologia 5S.

É importante destacar que os benefícios de aplicar 5S são diversos, porém todos dependem da colaboração e dedicação do grupo como um todo, justamente por isso que essa etapa é imprescindível para o bom andamento do processo.

3. Definição de um padrão

Nessa etapa é importante verificar o processo como um todo, o que foi efetivo e o que não foi, após isso, deve-se utilizar de ferramentas de mapeamento de processos para documentar as etapas assertivas e manter essa melhoria ativa na empresa. Aqui é preciso mapear de forma visual e intuitiva, utilizando diagramas e fluxogramas,  pois dessa forma os colaboradores não terão dificuldades para entender e seguir as etapas descritas.

4. Manutenção da melhoria

De nada adianta o esforço para realizar melhorias ao longo de um processo se em pouco tempo depois tudo volta a ser como era antes. Para isso não acontecer, é importante que os gestores realizem um controle diário dos processos e organizem reuniões frequentes com a equipe para verificar o andamento das mudanças.

Nessa etapa é válido coletar as percepções dos colaboradores sobre as melhorias propostas, pois nada como a opinião de quem executa aquelas atividades no dia a dia para determinar se o processo está sendo efetivo ou não. 

VANTAGENS DE USAR:

As vantagens obtidas na empresa com a implementação do 5S permeiam não apenas o âmbito produtivo da empresa, mas também o ambiente de trabalho entre os colaboradores.

Os pontos principais de melhoria relacionados à produtividade são: 

• aumento na qualidade;
• facilidade na detecção de erros;
• diminuição do desperdício;
• rapidez nas entregas;
• redução de custos.

E os pontos de melhoria da equipe são: 

• mais agilidade;
• melhoria na segurança;
• crescimento na moral do time;
• melhoria na qualidade de vida.

Se interessou pela metodologia 5S e quer saber mais sobre ferramentas utilizadas em melhoria de processos? Acesse nosso outro conteúdo sobre fluxogramas.

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